リフォームで外壁などの塗装を行うと迷惑をかけるケースがあり、近隣住民と付き合いづらくなる場合もあります。それを回避するには、近隣住民へ塗装前に挨拶状を配布することが重要です。ただ、挨拶状にどのような内容を記載すればよいか分からない人もいるはず。

挨拶文のテンプレートもありますが、適用できるとは限りません。本記事では、挨拶文のテンプレートを使うときの注意点・挨拶状を書くときに意識することを中心に紹介します。

近隣住民への挨拶状の出し方・タイミング

挨拶状は、塗装が始まる1週間以上前には近隣住民へ配布しましょう。理由は塗装工事前に作業が発生する近隣住民がいるかもしれないためです。例えば「洗濯物を部屋干しにするための準備」「庭付近の片付け」などが挙げられます。

また、挨拶状を持っていく際は茶封筒に入れて挨拶状を持っていくと丁寧な対応に見えて印象もよくなるでしょう。挨拶状の中身を住民へ見せて外壁工事の期間・時間帯などの説明をしてください。挨拶状を持っていったときの対応が悪いと、近隣住民からの評判が悪くなるため気をつけましょう。

挨拶状と一緒に謝礼品を持っていく場合は、洗剤など日常生活で利用できる消耗品を渡しましょう。大事なのは「形として残らないもの」を謝礼品にすることです。形に残るものだと、挨拶に来た人へ対して気を遣う人だと処分できないケースもあります。ただ、形として残らないものでも「食べ物」を渡すことも、人によって味覚が異なるためおすすめできません。日用雑貨品であれば多くの家庭で使われるため、感謝される可能性が高いでしょう。

挨拶文テンプレートの使い方

確かに、挨拶文テンプレートを利用するとワードで作成するときに入力する手間が省けるため便利です。しかし、確認不足でテンプレート内で削除しなければいけない記号や文字を残したままにしたり、改行やスペース・余白が不自然に空いていたりすると、挨拶状の見栄えが悪くなります。自身で確認するだけではなく、塗装業者の営業担当者へ確認してもらいましょう。

営業担当者であれば、数多くの挨拶状を見てきた可能性が高いため、適切なアドバイスをもらえる可能性が高いです。挨拶状の出来栄えが悪い状態で配布すると、近隣住民から雑なイメージを持たれてあなたの印象が悪くなる恐れもあるため気をつけましょう。

もし、自身で挨拶状の作成ができない場合は専用の業者へ依頼する手もあります。塗装業者へ依頼できない場合は、挨拶状を作成してもらえる業者へ依頼するとよいでしょう。挨拶文のフォーマットはもちろんのこと、デザインも複数種類あるためおすすめです。

挨拶状を書くときの注意点

挨拶状を書くときは、挨拶状の序盤で挨拶文を記入した後に「工事の日時、自分と塗装業者の名前、連絡先、休日の工事有無、塗装内容（何色に塗装するか）」を記入することが一般的です。記入漏れが生じると、近隣住民から塗装工事について質問される回数が増えるため気をつけましょう。

なかでも、工事期間は業者に確認したうえで書いてください。工事期間がたった1日ずれても近隣住民の生活に迷惑がかかることもあります。さらに工事期間が延長となるケースもあるため、予定工事期間を書く際は「✖✖年○月〇日～✖✖年△月△日（2週間延長される可能性有）」と記載しましょう。

また、挨拶状の字の大きさ・フォントの注意も必要です。字が小さかったり薄かったりすると、内容を読むことができず近隣住民の人を困らせる恐れがあります。読みやすくするために、重要項目の部分を大きくする（例.工事日時の記載部分を大きくするなど）ことも重要です。近隣住民の読み漏れを防ぐための挨拶状を作成しましょう。

挨拶状作成後は、時間をかけて内容を確認しよう

挨拶状の作成完了後は、念入りに確認しましょう。挨拶状の内容で、あなたのイメージが悪くなる恐れもあるので時間をかけて確認することが大事です。施工業者などの第三者にもチェックしてもらいましょう。

さらに、挨拶状をキレイな状態で配布するのも重要です。汚れている挨拶状の配布は、近隣住民へ不快感を与える恐れもあります。挨拶状の保管時は、クリアファイルや封筒に入れて大事に保管してキレイな手で配布しましょう。